訊意迪科技--會(huì )議預定管理及會(huì )務(wù)信息發(fā)布系統

　　智能會(huì )務(wù)管理系統概述

　　信息化時(shí)代的今天，企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理趨于信息化和網(wǎng)絡(luò )化，加上國內國際企業(yè)的快速發(fā)展、集團化的步伐加快，預示著(zhù)傳統的會(huì )議室預定管理需要改變。宣德信息會(huì )議室預定系統可以幫助企業(yè)規范化電子化管理會(huì )議室資源，提高了會(huì )議室的使用率，節省會(huì )議組織者的時(shí)間，使企業(yè)的管理水平上一個(gè)臺階。

　　簡(jiǎn)要功能概述：

　　1) 網(wǎng)上查詢(xún)、預定、審批：方便快捷，無(wú)論何時(shí)何地都可輕松實(shí)現。

　　2) 自動(dòng)通知：在線(xiàn)預定或取消，通過(guò)郵件或內部系統自動(dòng)通知相關(guān)人員。

　　3) 圖表顯示：會(huì )議室的空閑/被預定時(shí)段一目了然，對會(huì )議室資源了如指掌，遠離沖突。

　　4) 智能的系統接口：可與客戶(hù)現有的辦公管理系統、門(mén)禁系統或其它信息系統進(jìn)行無(wú)縫地結合，使企業(yè)的

　　信息資源得到統一、充分的共享與使用。

　　5) 獨立發(fā)布各類(lèi)信息：每個(gè)會(huì )議室門(mén)口的液晶屏，不僅獨立顯示本會(huì )議室會(huì )議信息，更可獨立、自由發(fā)布

　　企業(yè)其他資訊，支持文字、圖片和視頻等各種文本格式。

　　6) 會(huì )務(wù)服務(wù)管理：支持會(huì )前設備、服務(wù)預定以及會(huì )議進(jìn)程中的服務(wù)呼叫等個(gè)性功能。

　　2 、 HZ-HDSYS 預訂系統

　　會(huì )議室預訂系統采用B/S架構，通過(guò)瀏覽器進(jìn)行操作；會(huì )議室預訂系統即可以是一個(gè)獨立運行的管理系統，又可以嵌入到公司原有的OA系統中作為一個(gè)模塊。

　　實(shí)現的功能為:維護會(huì )議室資源、查詢(xún)會(huì )議室預定信息、會(huì )議室預定/取消、會(huì )議室預定審批和會(huì )議室使用情況統計。

　　1 ）會(huì )議室預訂申請

　　首先，在申請預訂會(huì )議室時(shí)，可以通過(guò)多種組合條件（如會(huì )議室大小、所在位置、會(huì )議室資源等）篩選來(lái)精確定位目標會(huì )議室并查看會(huì )議室的預定情況。系統采用表格和色塊來(lái)表示當前會(huì )議室的預訂情況。點(diǎn)擊已預訂的色塊，可查看預訂人、預訂時(shí)間、會(huì )議主題等信息; 點(diǎn)擊某個(gè)未預訂色塊，可直接進(jìn)入該時(shí)段的申請預訂頁(yè)面?？刹樵?xún)本人的申請歷史信息，包括申請的狀態(tài)、流程等對自己提交的申請，可進(jìn)行撤銷(xiāo)、修改操作。會(huì )議室預訂既支持某個(gè)時(shí)間點(diǎn)的預訂，又支持將一段時(shí)期內所有某個(gè)特定時(shí)間點(diǎn)的都預訂。

　　2 ）會(huì )議室審批

　　本系統如果集成在當前的協(xié)同辦公系統中，具體方式與目前的協(xié)同審批完全相同；如果是獨立于協(xié)同辦公系統的，則支持二級審批。預訂申請提交后，系統將自動(dòng)匹配該會(huì )議室所對應的審批級別并建立申請流程，流程審批完成后，系統將認定該申請已成功。

　　會(huì )議管理員可以查看到會(huì )議室預訂申請待審核列表，可修改該會(huì )議申請里的內容，如果不允許通過(guò)，則填寫(xiě)審核意見(jiàn)，點(diǎn)擊“會(huì )議退回”；允許通過(guò)， 則直接點(diǎn)擊“發(fā)布會(huì )議”，發(fā)布后該會(huì )議進(jìn)入已審核狀態(tài)，

　　如下圖：

　　3 ）會(huì )議室信息維護

　　維護各種會(huì )議資源和會(huì )議類(lèi)型，定義會(huì )議審批流程。維護經(jīng)常列席會(huì )議的外部單位/人員。 會(huì )議資源可以在預訂會(huì )議室時(shí)進(jìn)行申請，例如席卡、礦泉水。審批流程與會(huì )議類(lèi)型相對應，用戶(hù)預訂的會(huì )議提交后，系統可根據會(huì )議類(lèi)型自動(dòng)發(fā)起相應。

　　4 ）會(huì )議郵件通知

　　如果系統為獨立運行的方式，系統會(huì )集成Outlook的郵件功能，采用郵件通知（預定、修改、取消的系統動(dòng)作都將以郵件的方式通知相關(guān)人員）。

　　如果系統集成在協(xié)同辦公系統中，將采用信息通知的方式。系統根據會(huì )議開(kāi)始時(shí)間和設定的提前提醒時(shí)間，進(jìn)行提醒該會(huì )議參與人員。

　　5 ）會(huì )議服務(wù)呼叫

　　為了保證會(huì )議順利圓滿(mǎn)的召開(kāi)，以及提高與會(huì )人員的滿(mǎn)意度，系統可以采集和顯示當前會(huì )議狀態(tài)，并可以開(kāi)放相關(guān)功能模塊給后勤服務(wù)人員，使服務(wù)人員能及時(shí)響應會(huì )議的各種服務(wù)性需求。目前可以提供的會(huì )議狀態(tài)有：安靜、茶水服務(wù)、設備服務(wù)、清掃中。

　　6 ）查看和處理會(huì )議相關(guān)事項

　　會(huì )議室申請預訂時(shí)可以指定會(huì )議記錄人作會(huì )議紀要并發(fā)送給所有與會(huì )人員，可以與門(mén)禁系統相連使系統自動(dòng)記錄和顯示會(huì )議簽到情況。

　　7 ）會(huì )議室使用情況統計

　　可統計個(gè)人的申請歷史信息，可統計各種會(huì )議資源的使用情況和各種會(huì )議類(lèi)型的分布情況?？梢愿鶕蛻?hù)實(shí)際需求定制各種相關(guān)統計報表。

　　3 、 HZ-XDSYS 顯示系統

　　會(huì )議室顯示系統，作為公司直接面向員工和客戶(hù)的一面窗口，基本功能包括顯示、通知、監控等，具有向員工和外界發(fā)布信息，引導與會(huì )人員準時(shí)參與會(huì )議，通知服務(wù)人員及時(shí)響應會(huì )議服務(wù)需求等基本功能。除此之外，顯示系統還具備控制多塊顯示屏分屏顯示和合并顯示等高級功能。

　　該子系統主要由模板設計器、信息發(fā)布引擎、顯示設備客戶(hù)端三部分組成。

　　模板設計器

　　一個(gè)“所見(jiàn)即所得”的可視化模板設計界面，能夠設計、定制豐富的顯示信息。通過(guò)模板設計器可以定制各種信息顯示模板。

　　信息發(fā)布引擎

　　作為整個(gè)信息顯示系統的核心，負責完成數據庫存取、顯示內容自動(dòng)打包、數據庫信息后臺維護、響應客戶(hù)端讀取請求等主要功能。

　　顯示客戶(hù)端

　　主要包括云端計算機及液晶屏兩大部分，為了顯示需要，云終端在較高的位置上安裝。顯示客戶(hù)端具有安全性高、能耗低、維護簡(jiǎn)單、高可管理性、綜合運營(yíng)成本低等多種優(yōu)點(diǎn)。

　　1 ）會(huì )議室信息顯示

　　每個(gè)會(huì )議門(mén)前的液晶屏顯示當天會(huì )議室的預訂情況；提示當前時(shí)間及會(huì )議室狀態(tài)；若當前會(huì )議室正在使用，提示會(huì )議結束時(shí)間。無(wú)會(huì )議召開(kāi)時(shí)，可播放企業(yè)圖片或視頻文件。

　　2 ）會(huì )議信息采集

　　該模塊主要是在會(huì )議室內提供多個(gè)開(kāi)關(guān)，會(huì )議人員可根據需要改變開(kāi)關(guān)狀態(tài)，例如：按下送水開(kāi)關(guān)，要求會(huì )務(wù)人員送水；開(kāi)關(guān)數量和含義可自定義；開(kāi)關(guān)的狀態(tài)可與會(huì )議室控制系統關(guān)聯(lián)，例如：按下會(huì )議開(kāi)始開(kāi)關(guān)，表示會(huì )議已開(kāi)始，在顯示屏幕上顯示“靜”圖片，提醒其他人員不得喧嘩。

　　3 ）可定制各種顯示信息

　　系統具有一個(gè)“所見(jiàn)即所得”的可視化模板設計界面，能夠設計、定制豐富的顯示信息。通過(guò)模板設計器可以定制會(huì )議預訂、企業(yè)文化、活動(dòng)、宣傳等各種的信息顯示模板，從而提高顯示系統的使用效率。

　　4 ）可支持多種格式內容

　　用戶(hù)可以根據實(shí)際情況在顯示屏中獨立播放多種格式內容，實(shí)現了格式和內容多樣化，如圖像、文本、PPT、Flash、MPEG視頻等多種媒體形式，從而大大豐富了顯示內容和效果。

　　4 、 HZ-SYS 特點(diǎn)與優(yōu)勢

　　1 ）規范化網(wǎng)絡(luò )化會(huì )議室管理

　　利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò )技術(shù)和管理理念為企業(yè)搭建一個(gè)規范的信息系統，將企業(yè)寶貴的會(huì )議室資源統一管理協(xié)調，提升企業(yè)管理效率與整體形象。

　　2 ）多模塊按需選擇

　　系統集成了多種第三方技術(shù)模塊，客戶(hù)可以根據自己的實(shí)際需求自主選擇是否采用這些模塊，可以減少不必要的開(kāi)支節約成本，做到按需支付。

　　3 ）多系統無(wú)縫集成

　　可與企業(yè)現有的協(xié)同辦公系統和門(mén)禁系統等多種業(yè)務(wù)系統建立接口，實(shí)現無(wú)縫連接，保證各種現有業(yè)務(wù)系統良好運行和協(xié)同工作。

　　4 ）靈活性和人性化

　　顯示系統為快速適應發(fā)布信息的內容變化、數據變化、格式變化提供了有力保障。最終為客戶(hù)提供靈活、多樣、及時(shí)、準確的信息發(fā)布及人性化的信息服務(wù)，支持業(yè)務(wù)的隨需應變、“零編程”的維護能力、

　　動(dòng)態(tài)可伸縮的系統處理能力。

　　5 ）更安全和更穩定

　　真正做到集中管理，使管理員的管理對象由包括所有客戶(hù)端設備的整個(gè)系統，集中到服務(wù)器一個(gè)點(diǎn)，軟硬件升級、殺毒、應用軟件安裝、用戶(hù)帳戶(hù)管理等等，幾乎所有的工作都在服務(wù)器上進(jìn)行，管理員只要維護好服務(wù)器即可，大大減輕維護工作量。還可以利用服務(wù)器完善的備份和容錯機制,更可確保系統和數據的快速恢復。

　　6 ）低成本和高環(huán)保

　　顯示系統采用云終端實(shí)現一臺主服務(wù)器讓幾十個(gè)顯示器能獨立、同時(shí)操作和使用，節省了80%的軟、硬件費用。低硬件升級成本，云終端無(wú)需升級，只對服務(wù)器進(jìn)行升級即可提高整個(gè)系統性能。低維護成本，整個(gè)系統實(shí)現服務(wù)器單點(diǎn)管理，顯示客戶(hù)端零維護。低運營(yíng)成本，每臺云終端的功耗只是PC的5%，耗電極低。

　　7 ）可定制開(kāi)發(fā)個(gè)性功能

　　本公司擁有強大的技術(shù)實(shí)力，以及多年大中型企業(yè)業(yè)務(wù)系統的開(kāi)發(fā)和實(shí)施經(jīng)驗，因此可為客戶(hù)根據企業(yè)實(shí)際情況量身定制開(kāi)發(fā)各種業(yè)務(wù)需求。

　　需求更多詳細資料，請聯(lián)系我司具體工作人員。