CMX聲曠智能會(huì )議管理系統 | 告別傳統會(huì )議模式

　　智能會(huì )議管理系統

　　會(huì )管系統

　　企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)會(huì )議，會(huì )議在企業(yè)中的作用是無(wú)可比擬的，任何企業(yè)都需要通過(guò)會(huì )議的方式來(lái)對企業(yè)的各項事務(wù)進(jìn)行決策。因此，良好的會(huì )議環(huán)境對企業(yè)的管理組織至關(guān)重要。隨著(zhù)科技的不斷發(fā)展，傳統會(huì )議模式已經(jīng)滿(mǎn)足不了企業(yè)的會(huì )議需求。

　　在目前傳統會(huì )議室的使用上，都缺少統一的管理缺席與方法，傳統會(huì )議室使用中經(jīng)常會(huì )遇到以下問(wèn)題：

　　1、缺乏預約辦法，使用會(huì )議室只能靠碰運氣，或者在門(mén)口排隊等著(zhù);

　　2、會(huì )議室很多，但不知道哪一間空閑，只能一間間看過(guò)去;

　　3、事先定好的會(huì )議室，別人不知道，捷足先登，自己反而要等在門(mén)口了;

　　4、會(huì )議簽到情況不準確或存在代簽情況;

　　5、預約的會(huì )議室無(wú)法開(kāi)門(mén);

　　6、會(huì )議被打斷，不斷有人冒然闖入，就為了看看會(huì )議室是不是空閑;

　　有關(guān)會(huì )議功能的企業(yè)OA使用中常見(jiàn)的不足：

　　1、會(huì )議登記不直觀(guān)：現有OA系統登記時(shí)，無(wú)法直觀(guān)獲取會(huì )議預約的情況信息，操作繁瑣;

　　2、無(wú)法確認會(huì )議室狀態(tài)：無(wú)法獲取會(huì )議室是否使用信息，可能造成會(huì )議沒(méi)有進(jìn)行而會(huì )議室閑置;

　　3、無(wú)法擴展滿(mǎn)足更高管理要求：只能在OA預約模塊下使用，不方便。

　　由于目前許多大中型單位人工化管理會(huì )議室，各樓層的會(huì )議室空閑，預約情況不能及時(shí)得知。為了進(jìn)一步規范會(huì )議室的使用和預約管理，避免資源的沖突。

　　CMX-聲曠科技自主研發(fā)的SMMS會(huì )議室預約管理系統，用戶(hù)只需要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或通過(guò)前端設備即可隨時(shí)了解每個(gè)會(huì )議室的當前狀態(tài)和預約情況，提高了會(huì )議室的使用率，節省會(huì )議組織者的時(shí)間。

　　因此，一套有管理有序、使用簡(jiǎn)易、狀態(tài)明了的智能會(huì )議室管理系統應運而生。

　　0 1　智能會(huì )議管理系統概述

　　SYSTEM OVERVIEW

　　通過(guò)預約系統，所有人員可以通過(guò)電腦查詢(xún)所有會(huì )議室使用情況，并能夠預約處于空閑狀態(tài)的會(huì )議室。同時(shí)郵件或短信等方式通知與會(huì )人員，而召開(kāi)的會(huì )議信息將同時(shí)顯示在大屏幕和會(huì )議室門(mén)口的小屏幕上。用戶(hù)到場(chǎng)后進(jìn)行掃碼簽到或人臉識別簽到、簽到情況準確返回后臺進(jìn)行統計，如聯(lián)動(dòng)了門(mén)禁系統，則簽到后可觸發(fā)門(mén)禁開(kāi)門(mén)。

　　用戶(hù)登錄： 用戶(hù)通過(guò)瀏覽器訪(fǎng)問(wèn)系統服務(wù)器;

　　會(huì )議室一覽： 系統以類(lèi)似列表的方式展示所有會(huì )議室的使用情況，使用戶(hù)一目了然;

　　預約會(huì )議室： 用戶(hù)確定需要使用的會(huì )議室和時(shí)間段，進(jìn)行預約，成功后，其他用戶(hù)在“會(huì )議室一覽”中會(huì )看到這個(gè)會(huì )議室某時(shí)間段已被占用;

　　郵件通知： 系統可以自動(dòng)或手動(dòng)方式郵件通知與會(huì )人員;

　　綜合會(huì )議顯示：在前臺、大廳等位置，裝設大屏幕電視，滾動(dòng)顯示所有會(huì )議信息——會(huì )議綜合屏;

　　會(huì )議室門(mén)口顯示： 在會(huì )議室門(mén)口位置裝設小屏幕顯示設備，顯示當前會(huì )議狀態(tài)(正在開(kāi)的會(huì )/空閑)，已基本會(huì )議室會(huì )議日程表——會(huì )議預約屏;

　　系統架構

　　1、核心服務(wù)器安裝智能會(huì )議管理系統，系統可與微信公眾號/釘釘/企業(yè)韋興納對接、或0A系統對接，還可與人臉識別、門(mén)禁等第三方系統接口;

　　2、系統采用B/S架構，工作人員可通過(guò)網(wǎng)頁(yè)方式登錄系統，進(jìn)行查詢(xún)和預約等操作;

　　3、在前臺、大廳等位置裝設綜合顯示屏，顯示所有會(huì )議信息;

　　4、在會(huì )議室門(mén)口，裝設會(huì )議室預約屏，顯示會(huì )議室所有預約信息;

　　前端顯示界面示意

　　1、會(huì )議預約管理系統綜合顯示屏示意：

　　綜合顯示屏能顯示所有會(huì )議室預約信息，能分屏顯示其他內容，如LOGO、圖片、時(shí)間等。

　　2、會(huì )議預約管理系統會(huì )議室門(mén)口屏示意：

　　門(mén)口屏能顯示當前會(huì )議室使用狀態(tài)，會(huì )議開(kāi)始時(shí)自動(dòng)切換為會(huì )議進(jìn)行狀態(tài)，會(huì )議結束后自動(dòng)切換為會(huì )議空閑狀態(tài)。能顯示當前會(huì )議室當日的所有會(huì )議狀態(tài)。

　　案例場(chǎng)景：

　　0 2　系統功能

　　SYSTEM FUNCTION

　　1.郵件通知功能

　　通過(guò)接入郵件服務(wù)器，添加各與會(huì )人的電子郵箱，實(shí)現對與會(huì )人發(fā)送郵件，提醒會(huì )議日程。郵件內容支持自定義。

　　2.短信通知功能

　　通過(guò)接入短信服務(wù)器，添加各與會(huì )人的手機號碼，實(shí)現對與會(huì )人發(fā)送短信，提醒會(huì )議日程。短信內容支持自定義。

　　3.微信通知功能

　　通過(guò)用戶(hù)自助綁定微信賬戶(hù)，即可實(shí)現微信公眾號向微信用戶(hù)推送會(huì )議通知。內容包含會(huì )議主題、會(huì )議時(shí)間、會(huì )議地點(diǎn)等。

　　4.持手機端登錄功能

　　支持使用安卓、IOS、windows phone等移動(dòng)設備登錄后臺。數據與PC端登錄保持一致。

　　5.支持微信公眾號接入功能

　　通過(guò)微信公眾號對接，可在企業(yè)公眾號中登錄會(huì )議預約系統后臺進(jìn)行會(huì )議室預約與管理。

　　6.支持對接OA或外部第三方數據（可選）

　　通過(guò)系統接口，采用數據庫中轉方式，支持對接OA系統或外部第三方數據系統，實(shí)現共享用戶(hù)、共享會(huì )議信息、推送數據等功能。

　　7.人臉識別簽到功能

　　結合人臉識別系統，通過(guò)攝像頭采集參會(huì )人臉部，與后臺用戶(hù)數據進(jìn)行匹配，可自動(dòng)進(jìn)行會(huì )議簽到并記錄至后臺數據庫。

　　8.二維碼掃碼簽到功能

　　在門(mén)口屏顯示的界面中，通過(guò)手機掃描簽到二維碼，進(jìn)入簽到界面，輸入用戶(hù)手機號，將于后臺登記的手機號進(jìn)行匹配，匹配成功則簽到成功。匹配不成功則可選擇新增臨時(shí)簽到，成為臨時(shí)與會(huì )人。

　　9.支持對接門(mén)禁功能

　　通過(guò)結合門(mén)禁系統中的用戶(hù)列表、當用戶(hù)進(jìn)行簽到后，與門(mén)禁系統用戶(hù)進(jìn)行匹配，如匹配成功，則可自動(dòng)開(kāi)門(mén)。

　　10.數據看板功能

　　通過(guò)數據看板，能直觀(guān)的查看各會(huì )議室的使用情況，如會(huì )議室使用次數、時(shí)長(cháng)統計、剖門(mén)使用統計等。

　　11.支持接入多媒體信息發(fā)布系統

　　會(huì )議室預約管理系統支持接入多媒體信息發(fā)布系統，在會(huì )議室門(mén)口屏或綜合屏上，除了顯示會(huì )議室預約信息，同時(shí)時(shí)能對會(huì )議屏進(jìn)行分區顯示，顯示視頻、圖片、文字、時(shí)間、天氣等多媒體數據格式。同時(shí)能能各個(gè)會(huì )議屏進(jìn)行設備控制管理，如音量控制、開(kāi)關(guān)控制、截圖、狀態(tài)顯示、素材管理等功能。